Welke Customer Service Software past het beste bij je bedrijf?
Lees in dit artikel om eens goed uit te zoeken waar je op moet letten bij Customer Service Software en wat het beste past bij jouw bedrijf. Binnen je bedrijf is de customerservice de directe schakel tussen jou en je klanten. Customer Service Management software is een instrument dat je ondersteunt bij het opbouwen en behouden van verbeterde en langdurige klantrelaties.
Optimaliseer je customerservice met de beste Customer Service Software
Customer Service Software, ook bekend als Customer Support Software, biedt ondersteuning aan medewerkers op het gebied van het beheren en organiseren van klantcontacten, inclusief vragen en klachten. Het kan worden ingezet voor zowel vragen van (potentiële) klanten als voor B2B-servicesoftware. Het vergt echter enige kennis om te bepalen welke tool het meest geschikt is voor jouw bedrijf. Het configureren en implementeren van de gekozen Customer Service tool is een volgende stap, waarover we ook meer in detail zullen informeren.
Selecteer Customer Service Software die naadloos aansluit op je organisatie
Om je bij dit proces te begeleiden, starten we dit artikel met de basisprincipes van Customer Service Software: wat het inhoudt, de verschillende types die beschikbaar zijn en hoe deze software jouw supportteam kan ondersteunen. Ten slotte verkennen we hoe je de ideale Customer Service Management software voor jouw organisatie kunt kiezen.
Aan welke criteria moet een Customer Service tool voldoen?
Dit artikel behandelt de volgende onderwerpen:
Geschikte Customer Service tools voor verschillende bedrijven
Ondersteunde kanalen van een Customer Service Management System
Hoe kies je nu de beste Customer Service Software voor jouw bedrijf?
Wat houdt Customer Service Software in?
Customer Service Software betreft een online software systeem dat organisaties ondersteunt bij het verlenen van assistentie en/of advies aan klanten die hun producten aanschaffen of gebruiken. In andere woorden, het is een ticketsysteem waar servicemedewerkers klantvragen of verzoeken van henzelf en collega's op grote schaal kunnen volgen, prioriteren, beheren, beantwoorden en oplossen.
Een Customer Service tool omvat verschillende instrumenten die bijdragen aan de vereenvoudiging en verbetering van je customerservice support. Hierbij kun je denken aan geautomatiseerde distributie van meldingen, heldere en overzichtelijke organisatie en afhandeling van klachten en meldingen, communicatie met klanten, analyse dashboards en nog veel meer...
Bovendien is Customer Service Software vaak geïntegreerd met een CRM-systeem om medewerkers toegang te verlenen tot andere relevante gegevens. Op deze manier kunnen supportmedewerkers onder andere klantgegevens, de aankoopgeschiedenis en alle communicatie van voorgaande tickets raadplegen. Dit helpt hen om meer context te verkrijgen over wie de klant is, waar die vandaan komt en waarom er contact is opgenomen, ongeacht het kanaal waarvandaan.
Hoe werkt Customer Service Management software?
Customer Service Management software genereert automatisch tickets wanneer klanten contact opnemen via e-mail, het klantenportaal, een contactformulier of andere kanalen. Daarnaast kunnen supportmedewerkers eenvoudig handmatig tickets aanmaken voor binnenkomende live chat, WhatsApp-berichten of oproepen. Alle communicatie, documentatie en klantinteracties worden vervolgens per ticket of contactpersoon vastgelegd. Supportmedewerkers gebruiken deze tickets om de voortgang van klantproblemen te volgen tot ze zijn opgelost, waardoor een consistente customerservice ervaring efficiënt wordt geboden. Customer Service Software kan ook worden ingezet voor de behandeling van interne meldingen.
Het ultieme doel van dergelijke software is het verbeteren van de communicatie van bedrijven met klanten en het mogelijk maken van snellere reacties, wat leidt tot meer klanttevredenheid.
Geschikte Customer Service tools voor verschillende bedrijven
Nieuwe software moet de customerservice van elk bedrijf efficiënter maken. Het stelt klanten in staat om hulpvragen direct te communiceren, waardoor de werklast voor medewerkers afneemt. Systemen zoals FWdesk bieden aanpasbare workflows die passen bij je bedrijf. Ontdek de voordelen van Customer Service Software voor kleine, middelgrote en grote bedrijven.
Het ideale Customer Service tool voor kleine bedrijven
Voor kleine bedrijven is een hoge ROI essentieel, met een schaalbaar systeem dat aan specifieke behoeften voldoet zonder hoge kosten. Automatiseringsfuncties helpen supportmedewerkers zich te concentreren op klantenondersteuning, terwijl de software routinematige taken overneemt.
Optimale customerservice voor het mkb
Mkb-bedrijven zoeken vergelijkbare voorwaarden als kleine bedrijven, maar moeten ook rekening houden met mogelijke groei. De software moet snel aanpasbaar zijn aan veranderende servicebehoeften en integratie met diverse instrumenten ondersteunen.
De juiste software voor grote bedrijven
Bij Customer Service Software voor grote bedrijven is functionaliteit belangrijk, maar het is cruciaal om de juiste oplossing te vinden die aansluit bij de daadwerkelijke behoeften. Let op integratiemogelijkheden en data-veiligheid, met naleving van branche normen voor gegevensbescherming.
FWdesk biedt uitgebreide integratiemogelijkheden, specifieke functionaliteiten tegen een gunstige prijs en geavanceerde beveiligingsfuncties voor data, inclusief AVG-conformiteit.
Belangrijkste voordelen van Customer Service Software
Customer service tools bieden voordelen voor bedrijven van elke omvang. Sommige software is geschikt voor multinationals die vele bedrijven in meerdere talen ondersteunen, terwijl andere zich richten op kleine bedrijven met beperkte ondersteuningsmedewerkers. Er zijn ook systemen die passen bij bedrijven van elke grootte.
Belangrijke voordelen van Customer Service Software omvatten:
Verhoogde klanttevredenheid: Dankzij de software kunnen servicemedewerkers snel en persoonlijk reageren op klantvragen via verschillende kanalen, wat resulteert in meer loyaliteit en vertrouwen.
Geautomatiseerde workflow: Een goede customerservice tool automatiseert de juiste informatie naar de juiste persoon en versnelt de afhandeling van vragen door vooraf gestelde vragen aan klanten op te halen.
Uitbreidbaarheid en schaalbaarheid: Het is ideaal als de klantenservice software precies aansluit bij je bedrijf, met instelbare terminologie en categorieën. Maatwerk software biedt meer flexibiliteit en kan alle wensen van bedrijven verwerken.
Customer service via eigen portaal: Soms kent Customer Service Management software een klantenportaal waar klanten direct supportvragen kunnen aanmelden, statussen en voortgang van tickets kunnen volgen, en feedback kunnen geven.
Effectieve gesprekken: Customer Service Software maakt het mogelijk om snel en gepersonaliseerd te reageren op klantvragen met automatische e-mails op belangrijke momenten, wat de klanttevredenheid verhoogt.
Ondersteunde kanalen van een Customer Service Management Systeem
Elk Customer Service Management Systeem verschilt in de ondersteuning van gebruikte kanalen. Analyseer vooraf welke kanalen je nu en in de toekomst wilt benutten, met focus op e-mail, telefoon, WhatsApp, live-chat, social media, enz. Overweeg ook interne dienstverlening. De integratie van kanalen zorgt ervoor dat klantproblemen worden verzameld en omgezet in tickets, waardoor supportmedewerkers efficiënt kunnen samenwerken zonder te schakelen tussen tools en kanalen.
E-mail: Met een Customer Service tool importeer je e-mails inclusief bijlagen, koppel je ze aan tickets en reageer je direct vanuit de software, waardoor je overzicht behoudt van complete e-mailuitwisselingen per ticket.
Telefoon en WhatsApp: Meldingen via telefoon, WhatsApp, live-chat en social media worden zorgvuldig door supportmedewerkers verwerkt dankzij de logische schermopbouw.
Interne customerservice: Of het nu intern (medewerker ondersteuning) of extern (klantenondersteuning) is, een Customer Service tool registreert moeiteloos interne klachten, opmerkingen en ideeën.
Wat zijn nieuwe trends in een Customer Service tool?
Bij het investeren in een Customer Service tool zal elke gekozen tool evolueren, wat positief is voor aanpassing aan bedrijfs- en wereldveranderingen. Het volgen van trends in Customer Service Software is essentieel.
Belangrijke trends om te overwegen zijn:
Toenemende eisen aan kwaliteitseisen van customerservice: Beheer real-time kennisbanken voor efficiënt gebruik door klanten en agenten, wat tijd bespaart en selfservice verbetert.
Gepersonaliseerde communicatie: Geautomatiseerde personalisatie wordt nu toegankelijker, waardoor waardevolle klantgegevens optimaal benut kunnen worden.
Efficiënte samenwerking van customerservice teams in hybride werkplekken: Verbeter efficiëntie met de juiste cultuur, oplossingen en gegevens zichtbaarheid, vooral met groeiende klantverzoeken en beperkte middelen.
Integratie van WhatsApp Business met Customer Service Management: Overweeg integratie met WhatsApp Business om persoonlijk contact met klanten te behouden en effectief via alle kanalen te antwoorden.
Hoe kies je nu de beste Customer Service Software voor jouw bedrijf?
Je Customer Service Software is cruciaal voor de dagelijkse activiteiten van je supportteam, en het vinden van de juiste mix aan tools is essentieel. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie of om een demo aan te vragen van onze klantenservice tool.