Kies de beste Customer Service Software voor jouw bedrijf | FWdesk

Welke Customer Service Software past het beste bij je bedrijf?

Lees in dit artikel om eens goed uit te zoeken waar je op moet letten bij Customer Service Software en wat het beste past bij jouw bedrijf. Binnen je bedrijf is de customer service de directe schakel tussen jou en je klanten. Customer Service Management software is een instrument dat je ondersteunt bij het opbouwen en behouden van verbeterde en langdurige klantrelaties.

Customer Service Software
Hoe kies je de beste Customer Service Software?

Optimaliseer je customer service met de beste Customer Service Software

Customer Service Software, ook bekend als Customer Support Software, biedt ondersteuning aan medewerkers op het gebied van het beheren en organiseren van klantcontacten, inclusief vragen en klachten. Het kan worden ingezet voor zowel vragen van (potentiële) klanten als voor B2B-servicesoftware. Het vergt echter enige kennis om te bepalen welke tool het meest geschikt is voor jouw bedrijf. Het configureren en implementeren van de gekozen Customer Service tool is een volgende stap, waarover we ook meer in detail zullen informeren.

Selecteer Customer Service Software die naadloos aansluit op je organisatie

Om je bij dit proces te begeleiden, starten we dit artikel met de basisprincipes van Customer Service Software: wat het inhoudt, de verschillende types die beschikbaar zijn en hoe deze software jouw supportteam kan ondersteunen. Ten slotte verkennen we hoe je de ideale Customer Service Management software voor jouw organisatie kunt kiezen.

Aan welke criteria moet een Customer Service tool voldoen?

Dit artikel behandelt de volgende onderwerpen: 

Wat houdt Customer Service Software in?

Customer Service Software betreft een online software systeem dat organisaties ondersteunt bij het verlenen van assistentie en/of advies aan klanten die hun producten aanschaffen of gebruiken. In andere woorden, het is een ticketsysteem waar servicemedewerkers klantvragen of verzoeken van henzelf en collega's op grote schaal kunnen volgen, prioriteren, beheren, beantwoorden en oplossen.

Een Customer Service tool omvat verschillende instrumenten die bijdragen aan de vereenvoudiging en verbetering van je customer service support. Hierbij kun je denken aan geautomatiseerde distributie van meldingen, heldere en overzichtelijke organisatie en afhandeling van klachten en meldingen, communicatie met klanten, analyse-dashboards en nog veel meer...

Bovendien is Customer Service Software vaak geïntegreerd met een CRM-systeem om medewerkers toegang te verlenen tot andere relevante gegevens. Op deze manier kunnen supportmedewerkers onder andere klantgegevens, de aankoopgeschiedenis en alle communicatie van voorgaande tickets raadplegen. Dit helpt hen om meer context te verkrijgen over wie de klant is, waar die vandaan komt en waarom er contact is opgenomen, ongeacht het kanaal waarvandaan.

Hoe werkt Customer Service Management software?

Customer Service Management software genereert automatisch tickets wanneer klanten contact opnemen via e-mail, het klantenportaal, een contactformulier of andere kanalen. Daarnaast kunnen supportmedewerkers eenvoudig handmatig tickets aanmaken voor binnenkomende live chat, WhatsApp-berichten of oproepen. Alle communicatie, documentatie en klantinteracties worden vervolgens per ticket of contactpersoon vastgelegd. Supportmedewerkers gebruiken deze tickets om de voortgang van klantproblemen te volgen tot ze zijn opgelost, waardoor een consistente customer service-ervaring efficiënt wordt geboden. Customer Service Software kan ook worden ingezet voor de behandeling van interne meldingen.

Het ultieme doel van dergelijke software is het verbeteren van de communicatie van bedrijven met klanten en het mogelijk maken van snellere reacties, wat leidt tot meer klanttevredenheid.

Geschikte Customer Service tools voor verschillende bedrijven

Nieuwe software moet de customer service van elk bedrijf efficiënter maken. Het stelt klanten in staat om hulpvragen direct te communiceren, waardoor de werklast voor medewerkers afneemt. Systemen zoals FWdesk bieden aanpasbare workflows die passen bij je bedrijf. Ontdek de voordelen van Customer Service Software voor kleine, middelgrote en grote bedrijven.

Het ideale Customer Service tool voor kleine bedrijven

Voor kleine bedrijven is een hoge ROI essentieel, met een schaalbaar systeem dat aan specifieke behoeften voldoet zonder hoge kosten. Automatiseringsfuncties helpen supportmedewerkers zich te concentreren op klantenondersteuning, terwijl de software routinematige taken overneemt.

Optimale customer service voor het MKB

MKB-bedrijven zoeken vergelijkbare voorwaarden als kleine bedrijven, maar moeten ook rekening houden met mogelijke groei. De software moet snel aanpasbaar zijn aan veranderende servicebehoeften en integratie met diverse instrumenten ondersteunen.

De juiste software voor grote bedrijven

Bij Customer Service Software voor grote bedrijven is functionaliteit belangrijk, maar het is cruciaal om de juiste oplossing te vinden die aansluit bij de daadwerkelijke behoeften. Let op integratiemogelijkheden en data-veiligheid, met naleving van branche normen voor gegevensbescherming.

FWdesk biedt uitgebreide integratiemogelijkheden, specifieke functionaliteiten tegen een gunstige prijs en geavanceerde beveiligingsfuncties voor data, inclusief AVG-conformiteit.

Belangrijkste voordelen van Customer Service Software

Customer service tools bieden voordelen voor bedrijven van elke omvang. Sommige software is geschikt voor multinationals die vele bedrijven in meerdere talen ondersteunen, terwijl andere zich richten op kleine bedrijven met beperkte ondersteuningsmedewerkers. Er zijn ook systemen die passen bij bedrijven van elke grootte.

 Belangrijke voordelen van Customer Service Software omvatten:

Ondersteunde kanalen van een Customer Service Management Systeem

Elk Customer Service Management Systeem verschilt in de ondersteuning van gebruikte kanalen. Analyseer vooraf welke kanalen je nu en in de toekomst wilt benutten, met focus op e-mail, telefoon, WhatsApp, live-chat, social media, enz. Overweeg ook interne dienstverlening. De integratie van kanalen zorgt ervoor dat klantproblemen worden verzameld en omgezet in tickets, waardoor supportmedewerkers efficiënt kunnen samenwerken zonder te schakelen tussen tools en kanalen.

Bij het investeren in een Customer Service tool zal elke gekozen tool evolueren, wat positief is voor aanpassing aan bedrijfs- en wereldveranderingen. Het volgen van trends in Customer Service Software is essentieel.

Belangrijke trends om te overwegen zijn:

Hoe kies je nou de beste Customer Service Software voor jouw bedrijf?

Je Customer Service Software is cruciaal voor de dagelijkse activiteiten van je supportteam, en het vinden van de juiste mix aan tools is essentieel. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie of om een demo aan te vragen van onze klantenservice tool.

Veel gestelde vragen

FAQ

Laten we eens verder ingaan op enkele veelgestelde vragen.

Biedt de Customer Service Software samenwerkingstools voor medewerkers?

De beste Customer Service Software voorziet agenten van diverse samenwerkingstools, waardoor ze beter kunnen samenwerken en vragen van klanten efficiënt worden opgelost.

Is Customer Service Software aanpasbaar aan de wensen van je bedrijf?

De ideale Customer Service Software is een standaardproduct dat snel aanpasbaar is via configuratie. Het instellen van eigenaren of afdelingen per type melding en het aanpassen van standaard email templates behoren tot de mogelijkheden van FWdesk om klanten gepersonaliseerde ervaringen te bieden.

Kun je met een Customer Service tool blijven schalen naarmate je bedrijf groeit?

Een ondersteunende Customer Service tool moet flexibel zijn en meegroeien met een groeiend bedrijf. Het toevoegen of verwijderen van kanalen en uitbreiden naar nieuwe systemen en software moet mogelijk zijn.

Biedt de Customer Service Software ook analyses en rapportage?

Dankzij klantenanalyses krijgt een bedrijf met Customer Service Software beter inzicht in doelen en de effectiviteit van strategieën. Het verkrijgen van inzicht in het type klachten, oorzaken en tijdsbesteding helpt bij het verbeteren van prestaties, het besparen van kosten en het vergroten van de klanttevredenheid.

Is de implementatie van Customer Service Management software eenvoudig?

Het implementatiegemak van Customer Service Management software hangt af van diverse factoren. Web gebaseerde customer service tools zijn over het algemeen gemakkelijker te implementeren dan desktop gebaseerde software. Bedrijven kunnen over het algemeen binnen enkele dagen klanten bedienen met software die past binnen hun bestaande infrastructuur.