Transformeer je klantensupport en services met Customer Support Software
Ontdek in dit artikel waarop je moet letten bij Customer Support Software en welke het beste aansluit op jouw bedrijfsbehoeften. Binnen je bedrijf fungeert customer support als de directe schakel tussen jou en je klanten. Een Customer Support Tool is een instrument dat je helpt bij het volledige management van verbeterde en langdurige klantrelaties.
Optimaliseer je customer support management met de beste Customer Support Software
Customer Support Software oftewel een Customer Support Tool, biedt ondersteuning aan medewerkers bij het beheren en organiseren van klantcontacten, inclusief vragen en klachten. Het kan worden ingezet voor zowel vragen van (potentiële) klanten als voor B2B-support management. Het vereist echter enige kennis om te bepalen welke software het beste past bij jouw bedrijf. Het configureren en implementeren van de gekozen Customer Support Tool is een volgende stap, waarover we ook meer gedetailleerde informatie zullen verstrekken.
Kies Customer Support Software die naadloos aansluit op je bedrijf
Om je door dit proces te leiden, beginnen we dit artikel met de basisprincipes van Customer Support Software: wat houdt het in, welke verschillende beschikbare types zijn er en hoe kan deze software jouw supportteam ondersteunen. Ten slotte verkennen we hoe je de ideale Customer Support Tool voor jouw bedrijf kiest.
Aan welke voorwaarden moet een Customer Support Tool voldoen?
Dit artikel behandelt de volgende onderwerpen:
Omschrijving van Customer Support Software
Customer Support Software is een online systeem dat organisaties ondersteunt bij het verstrekken van assistentie en advies aan klanten die hun producten aanschaffen of gebruiken. Het fungeert als een ticketsysteem, waar servicemedewerkers op grote schaal klantvragen, verzoeken, en klachten kunnen volgen, prioriteren, beheren, beantwoorden en oplossen.
Een Customer Support Tool omvat verschillende instrumenten die bijdragen aan de vereenvoudiging en verbetering van customer support, zoals geautomatiseerde distributie van meldingen, heldere organisatie van klachten en meldingen, communicatie met klanten, analyse dashboards, en meer.
Deze customer support management tools worden vaak geïntegreerd met een CRM-systeem, waardoor supportmedewerkers toegang hebben tot relevante klantgegevens, aankoopgeschiedenis en communicatie van voorgaande tickets.
Hoe functioneert een Customer Support Tool?
Een Customer Support Tool maakt automatisch tickets aan bij klantcontact via verschillende kanalen, zoals e-mail, klantenportaal, contactformulieren, live chat, WhatsApp, en oproepen. Supportmedewerkers kunnen ook handmatig tickets aanmaken. Deze tickets registreren alle communicatie en klantinteracties, waardoor supportmedewerkers de voortgang van klantproblemen kunnen volgen tot de oplossing. Het uiteindelijke doel is het bieden van een consistente en efficiënte customer support-ervaring. Customer Support Software wordt soms ook ingezet voor de behandeling van interne meldingen.
Het uiteindelijke doel van de software is het verbeteren van de communicatie van een bedrijf met de klant en het mogelijk maken van snellere reacties en daarmee meer klanttevredenheid.
Geschikte Customer Support tools voor diverse bedrijven
Voor diverse bedrijven zijn geschikte Customer Support tools essentieel om de efficiëntie van hun customer support te verbeteren. Deze nieuwe software maakt directe communicatie van hulpvragen door klanten mogelijk, waardoor de werkdruk voor medewerkers afneemt. Systemen zoals FWdesk bieden aanpasbare workflows die naadloos passen bij de specifieke behoeften van elk bedrijf. Ontdek de voordelen van Customer Support Software, geschikt voor kleine, middelgrote en grote bedrijven.
De juiste Customer Support Tool voor kleine bedrijven
Voor kleine bedrijven is de ideale Customer Support Tool gericht op een hoge Return on Investment (ROI), met een schaalbaar systeem dat aan specifieke behoeften voldoet zonder aanzienlijke kosten. Automatiseringsfuncties ondersteunen supportmedewerkers in het concentreren op klantenondersteuning, terwijl de Customer Support software routineuze taken automatiseert.
De ideale customer support voor het mkb
Mkb-bedrijven delen vergelijkbare eisen als kleine bedrijven, maar moeten ook anticiperen op mogelijke groei. De gewenste software moet zich snel kunnen aanpassen aan veranderende servicebehoeften en integratie met diverse tools ondersteunen.
De beste software voor grote bedrijven
Voor grote bedrijven ligt de nadruk bij Customer Support Software op functionaliteit, maar het is cruciaal om een oplossing te vinden die nauw aansluit bij de werkelijke behoeften. Belangrijke overwegingen zijn integratiemogelijkheden en data-veiligheid, met inachtneming van branche normen voor gegevensbescherming.
FWdesk biedt uitgebreide integratiemogelijkheden, specifieke functionaliteiten tegen een gunstige prijs, en geavanceerde beveiligingsfuncties voor data, inclusief AVG-conformiteit.
De grootste voordelen van Customer Support Software
Customer support tools leveren voordelen op voor bedrijven van diverse omvang. Er zijn softwareoplossingen geschikt voor multinationals die meerdere bedrijven in verschillende talen ondersteunen, terwijl andere zich richten op kleine bedrijven met beperkte ondersteuningsmedewerkers. Er bestaan ook systemen die passen bij bedrijven van elk formaat.
Belangrijke voordelen van Customer Support Software zijn onder andere:
Verbeterde klanttevredenheid: Door de software kunnen supportmedewerkers snel en persoonlijk reageren op klantvragen via diverse kanalen, wat resulteert in meer loyaliteit en vertrouwen.
Geautomatiseerde workflow: Een effectieve Customer Support Tool automatiseert het verzenden van de juiste informatie naar de juiste persoon. Door vragen vooraf aan klanten te stellen kan daarnaast de afhandeling van meldingen aanzienlijk versneld worden.
Uitbreidbaarheid en schaalbaarheid: Ideale Customer Support Software sluit nauw aan bij de specifieke behoeften van het bedrijf, met aanpasbare terminologie en categorieën. Maatwerk software biedt extra flexibiliteit en kan voldoen aan alle wensen van bedrijven.
Customer support via een eigen klantenportaal: Soms beschikt een Customer Support Tool over een klantenportaal. Klanten melden er direct ondersteuningsvragen, volgen er de status en voortgang van tickets en/of geven feedback in.
Effectieve communicatie: Customer Support Software helpt om snel en persoonlijk te reageren op klantvragen met automatische e-mails op cruciale momenten, wat resulteert in een verhoogde klanttevredenheid.
Welke kanalen ondersteunt customer support management?
De ondersteuning van kanalen verschilt binnen customer support management. Voorafgaand aan de keuze van kanalen, analyseer je van welke je momenteel en in de toekomst gebruik maakt of wil maken. Behoud specifieke aandacht voor e-mail, telefoon, WhatsApp, live-chat, social media, enzovoort. Vergeet daarbij niet de interne support en services mee te nemen. Door de integratie van kanalen worden klantproblemen verzameld en omgezet in tickets, waardoor supportmedewerkers efficiënt kunnen samenwerken zonder te schakelen tussen tools en kanalen.
Betreffende specifieke kanalen:
E-mail: Via een Customer Support management Tool importeer je e-mails met bijlagen, koppel je ze aan tickets en reageer je rechtstreeks vanuit de software, waardoor je overzicht houdt van volledige e-mailuitwisselingen per ticket.
Telefoon en WhatsApp: Meldingen via telefoon, WhatsApp, live-chat en social media worden zorgvuldig verwerkt door supportmedewerkers dankzij een logische schermopbouw.
Interne customer support: Of het nu gaat om interne (medewerkers ondersteuning) of externe (klantenondersteuning), een Customer Support Tool registreert eenvoudig interne klachten, meldingen, opmerkingen en ideeën.
Wat zijn de laatste trends in een Customer Support Tool?
Bij de investering in een customer support management systeem zou je ervan uit moeten kunnen gaan dat een tool zich zal blijven ontwikkelen. Het is van cruciaal belang om de trends in Customer Support Software daarin te blijven volgen.
Belangrijke overwegingen zijn onder andere:
Toenemende kwaliteitseisen van customer support: Realtime management van gegevens voor efficiënt gebruik door zowel klanten als agenten, wat tijdsbesparing oplevert en selfservice verbetert.
Gepersonaliseerde communicatie: De toegankelijkheid van geautomatiseerde personalisatie neemt toe, waardoor waardevolle klantgegevens optimaal benut worden.
Efficiënte samenwerking van Customer Support teams in hybride werkplekken: Verbeter efficiëntie met de juiste cultuur, oplossingen en zichtbaarheid van gegevens, vooral bij groeiende klantverzoeken en beperkte middelen.
Integratie van WhatsApp Business met customer support management: Overweeg de integratie met WhatsApp Business om persoonlijk contact met klanten te behouden en effectief te reageren via alle kanalen.
Hoe kies je nu de beste Customer Support Software voor je bedrijf?
Je Customer Support Software is cruciaal voor de dagelijkse activiteiten van je supportteam, en het vinden van de juiste mix aan tools is essentieel. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie of om een demo aan te vragen van onze Customer Support Tool of Customer Service software. Jouw bedrijf zal er zeker van profiteren.
Om je te helpen nadenken over welke klantenservice tool het beste is voor je team, lees je de onderstaande vragen door: