Kies de beste Customer Service Software voor jouw bedrijf | FWdesk support

Hoe kies je voor de beste Customer Service software en support voor je klanten

Stroomlijn je supportactiviteiten en verbeter de klanttevredenheid met ons customer service systeem. Begin vandaag nog met FWdesk customer service software!

Klanten zijn de levensader van ons bedrijf. Gebruik deze gids om de beste customer service software te kiezen, de klantervaring te verbeteren en de klantloyaliteit te vergroten.

Een goede customer service is essentieel om klanten te behouden en ons bedrijf te laten groeien. We moeten tijdige, persoonlijke hulp bieden, hoe groot of klein ons bedrijf ook is. Goede customer service software is wat we nodig hebben om ervoor te zorgen dat ons customer support team klantgesprekken beter kan beheren en langdurige klantrelaties kan opbouwen.

Customer-Support-Software-Workflow
Automatiseer de doorstroom met customer support software
Als je op zoek bent naar een betere manier om met klantengroeven om te gaan, naar een alternatief voor onze bestaande customer service software, of er gewoon meer over wilt weten, dan ben je op de juiste pagina. Dit is waar we naar gaan kijken:

Inhoudsopgave

Wat is customer service software?

Customer service software helpt bij het efficiënt communiceren en beheren van customer support problemen via verschillende kanalen. Wanneer deze software synchroniseert met extra tools, breidt dit de functionaliteit ervan uit, waardoor je een efficiënte en effectieve customer service kunt bieden.

Vaak worden de termen customer service software en customer support software door elkaar gebruikt. Soms worden ze ook wel aangeduid als klantenservice software of een ticketsysteem. Hoe dan ook, al deze benamingen verwijzen naar dezelfde soort software en kunnen worden vergeleken op kenmerken en mogelijkheden.

Wat zijn de soorten customer service management software?

De categorisering van support service management software is gebaseerd op waar de oplossing op wordt gebouwd en gehost. Op basis van deze classificatie zijn hier de drie typen die je op de markt tegenkomt:

Teams geven over het algemeen de voorkeur aan webbased oplossingen, omdat deze kosteneffectiever en schaalbaarder zijn en natuurlijk samen werken mogelijk maken. 

Onderschat niet dat customer support software alles is waarmee je je dienstverlening aan klanten beter kunt volgen en beheren. Het type tool kan dus ook variëren, afhankelijk van de kanalen of vormen van support die je gebruikt. 

Hier volgen enkele soorten customer support oplossingen:

Gedeelde inbox

Een gedeelde inbox is software voor e-mail management die er doorgaans uitziet en aanvoelt als een e-mailplatform zoals Gmail en Outlook. Het belangrijkste verschil is dat meerdere teamleden toegang hebben tot dezelfde inbox via een groeps-e-mail-ID zoals support@abc.nl. Bijkomend voordeel is dat je e-mails kunt toewijzen en reacties tot op zekere hoogte kunt volgen. Gedeelde inboxen zijn perfect voor bedrijven die alleen e-mail support bieden.

Livechat-software

Met livechat-software kunt je direct livechat support bieden op je website en in je mobiele app of website-app. Met moderne livechat-oplossingen kun je ook gesprekken via berichtenkanalen en chatbots beheren.

Callcenter software

Zoals de naam al doet vermoeden, helpt callcenter software bedrijven bij het beheren van hun inkomende en uitgaande oproepen. Callcenter software kan je helpen customer service te bieden en ook de verkoop te stimuleren.

Social media-tool

Soms hebben kleinere bedrijven behoefte aan een gestroomlijnde manier om gesprekken op sociale mediakanalen zoals Twitter en Facebook te beheren. In dergelijke gevallen kan customer service software voor sociale media je helpen bij het volgen en beheren van reacties op sociale media.

Kennisbank software

Customer service hoeft niet altijd reactief te zijn. Het aanbieden van zelfservice met behulp van een kennisbank of een kennisdatabank met belangrijke informatie en veelgestelde vragen is een proactieve benadering van customer service. De meeste bedrijven moeten tegenwoordig zelfservice aanbieden. Maar kleinere customer service teams kunnen profiteren van het gebruik van kennisbank software waarmee je je klantenportaal kunt publiceren en beheren.

CRM-software

CRM- of customer relationship management software kan ook helpen als hulpmiddel voor customer service. Je kunt met klanten communiceren via je CRM-customer service software en je hebt toegang tot aanvullende informatie, zoals leadfase en eerdere interacties, die je kunt gebruiken om je gesprekken te personaliseren.

Omnichannel-customer service software

Met een omnichannel customer service-oplossing kun je klantinteracties via alle kanalen beheren. Met omnichannel IT kun je uniforme customer support bieden en ervoor zorgen dat er geen fouten in de klantervaring optreden.

Voordelen van het gebruik van een online customer support platform

Enkele voordelen van het gebruik van een customer service tool zijn:

Gestroomlijnde communicatie

Met een customer service-app kunnen je agenten vanaf één plek e-mails, verzoeken op sociale media, chats beantwoorden en klantgesprekken bijwonen. Je hoeft niet te jongleren tussen verschillende tools en logins.

Overzicht en context

Communicatie is eenvoudiger en antwoorden zijn gepersonaliseerd als je meer context hebt. Je hebt altijd toegang tot eerdere interacties met elke klant op elk kanaal vanuit één enkele, uniforme klantendatabase.

Customer-Service-tool-overzicht
Verbeter de samenwerking met customer service software

Sterkere samenwerking

Een online customer service-app helpt je ​​team efficiënt samen te werken. Jouw team kan rechtstreeks vanuit je customer service software samenwerken binnen en tussen andere teams in jouw organisatie.

Directe inzichten en analyses

Goede B2B-customer service software biedt de inzichten die je nodig heeft om de prestaties van je team te verbeteren. Je kunt ook nagaan of de reacties van je teams snel en nauwkeurig genoeg zijn en meten hoe tevreden je klanten zijn over je service.

Verhoogde support efficiëntie

Uit onderzoek is gebleken dat 40% van de consumenten “meerdere communicatiemogelijkheden” als het belangrijkste kenmerk van de customer service van een bedrijf noemde. Een customer service systeem kan de meeste support processen helpen met het automatiseren en het kanaliseren van meerdere kanalen voor klanten. Zo kun je alle inspanningen van je team besteden aan het aanpakken van de problemen van de klant, in plaats van aan het uitzoeken van papierwerk en verzamelen van alle content.

Verbeterde klantenloyaliteit

Met een customer service tool die je support proces stroomlijnt, is het gemakkelijker om klanten tevredener te houden. Gelukkigere klanten zijn klanten die blijven terugkeren naar je bedrijf, waardoor de loyaliteit van de klanten aan je merk toeneemt.

Wie kan customer support software gebruiken?

Alle soorten online en offline, kleine en grote bedrijven kunnen customer service platforms gebruiken. Laten we eens kijken hoe specifieke bedrijven hiervan kunnen profiteren:

Kleine bedrijven

Ondernemers, freelancers en kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van goede software voor het volgen van de customer service die je kan helpen:

Grote bedrijven / ondernemingen

Als je een wat grote onderneming bent, helpt goede customer software je support op grote schaal te laten werken zonder het persoonlijke tintje te verliezen en geweldige klantervaringen te bieden.

Nederlandse Customer Service Software voor bedrijven in Nederland en erbuiten

Ben je een Nederlandse onderneming met wellicht meerdere medewerkers die verschillende talen spreken en vanuit verschillende locaties of vanuit huis werken, is het handig om hier rekening mee te houden.  Nederlandse customer support software die zowel in het Nederlands- als multilanguage inzetbaar is, is dan een verstandige keuze. FWdesk is ontwikkeld door een Nederlands IT bedrijf Agilitec BV en is gevestigd in Breda.

Wat zijn de essentiële kenmerken van een customer service tool?

Onderstaand een lijst met functies waarmee je rekening kunt houden als je op zoek bent naar een customer service platform.

Meldingen via meerdere kanalen

Met customer service platforms kun je upgraden naar een systeem dat veel robuuster is dan de standaard e-mailinbox die de meeste customer service teams aanstuurt. De software kan meerdere communicatiekanalen, zoals e-mail, telefoon, chat, sociale media enz., stroomlijnen via één platform, zodat je niet met verschillende websites, wachtwoorden en tools hoeft te klooien om met je klant te praten. 

Kies de beste Customer Support Software
Manage al je klantvragen via alle kanalen met customer support software

Meer informatie over support via meerdere kanalen met een klantenservice tool

Samenwerking

Een uniforme webbased support tool maakt een betere samenwerking mogelijk. Customer support teams kunnen de transparantie verbeteren door het eigendom van tickets met andere teams te delen. Je kunt complexe taken ook opsplitsen in kleinere subtaken en deze parallel oplossen. Met goede customer service tools kan je wereldwijde team ook samenkomen binnen een ticket om mogelijke oplossingen en antwoorden sneller te bespreken.

Meer informatie over samen meldingen afhandelen in je customer service systeem

Automatiseringen

Met een krachtige customer service tool kan klanten- en interactie- management worden geautomatiseerd op basis van op tijd gebaseerde triggers of op gebeurtenissen gebaseerde triggers. Je kunt geautomatiseerde workflows creëren om inkomende klantvragen en oproepen op intelligente wijze door te sturen naar het juiste team of de meest geschikte agent, voor een efficiëntere en snellere respons.

Lees meer over hoe je je medewerkers kunt ondersteunen met een heldesksysteem

Klantenportaal

De meeste klanten willen tegenwoordig zelf antwoorden vinden en controle behouden over hun vragen. Zorg er dus voor dat je een customer service oplossing kiest waarmee je klanten de toegang geeft tot hun eigen vragen. Daarnaast kan het handig zijn de mogelijkheid te hebben tot een kennisbankportaal, een helpwidget en/of een chatbot. Door de (zelf)service voor klanten te versterken, kun je ook de bandbreedte van je team vrijmaken en tegelijkertijd de klantervaring verbeteren.

Lees hier meer over het registreren van klachten via klantenportaal

Maatwerk

U heeft een customer service systeem nodig dat tegemoetkomt aan de unieke behoeften en workflows van je bedrijf. Breid de mogelijkheden uit door te integreren met je bestaande systemen. Zorg ervoor dat je rollen en rechten kunt instellen en support biedt in de talen van je keuze. Je kunt ook een support ervaring creëren die aansluit bij de persoonlijkheid van je merk door in je support portaal te werken met je eigen e-mailadres, een herkenbare helpdesk-URL. Daarnaast is het wenselijk je eigen huisstijl toe te passen daar waar de communicatie naar buiten toe gericht is.

Rapportage en analyse

Krachtige rapportagefuncties zijn nodig om de teamprestaties en klanttevredenheid bij te houden en te meten. Live dashboards geven je een overzicht van de gebeurtenissen in je customer service tool, zodat je knelpunten en escalaties kunt voorkomen. Dankzij rapporten met één klik kun je gemakkelijk terugkijken en inzichten verkrijgen die van invloed zijn op je customer service strategie.

Hoe werkt het customer service platform?

Customer service tools dienen als hulpmiddel voor bedrijven om hun customer service te verbeteren door klantinteracties en gegevens over verschillende kanalen en systemen te consolideren op een gecentraliseerd platform.

Functies van een customer support systeem

De basis functies van een support systeem zijn:

Customer-Service-Systeem-melding
Behoud overzicht met een customer service systeem

Waarom customer service oplossingen gebruiken in je bedrijf?

Softwareoplossingen voor customer service zijn essentieel voor bedrijven van elke omvang. Zonder deze tools kunnen klantverzoeken gemist worden, wat leidt tot vertraagde reacties en ontevreden klanten. Volgens bepaalde onderzoeken zegt 60% van de klanten zich zorgen te maken over een slechte customer service.

Customer service systemen maken het efficiënt volgen van responstijden en feedback van klanten mogelijk, waardoor continue verbetering wordt bevorderd. Naarmate je bedrijf groeit, wordt het beheren van support verzoeken tussen agenten en afdelingen complex, waardoor zulke systemen nodig zijn.

Zelfs bij kleinere activiteiten stroomlijnt deze software processen, automatiseert repetitieve taken, maakt tijd vrij voor het aanpakken van complexe problemen en concentreert zich op bedrijfsgroei.

Wat is het beste customer service systeem van 2024?

Als je op zoek bent naar software voor customer service voor je bedrijf, word je wellicht overweldigd door het aantal beschikbare opties.

Echt informatie verstrekken over specifieke producten of diensten die beschikbaar zijn in 2024 is natuurlijk lastig. Het 'beste' customer service systeem hangt af van verschillende factoren, waaronder de specifieke behoeften en doelstellingen van een bedrijf, het budget, de grootte van het bedrijf en de voorkeuren van het team. 

Het is verstandig om onderzoek te doen naar de verschillende customer service systemen die momenteel beschikbaar zijn, reviews te lezen, demo's te bekijken en mogelijk zelfs contact op te nemen met vertegenwoordigers van de softwarebedrijven om meer te weten te komen over hun producten en hoe ze kunnen voldoen aan de behoeften van jouw bedrijf. Daarnaast kan het nuttig zijn om te kijken naar trends en innovaties in de branche om een weloverwogen beslissing te kunnen nemen. 

Het is belangrijk om te onthouden dat wat voor het ene bedrijf het beste is, mogelijk niet het beste is voor een ander bedrijf. Het gaat erom een customer service systeem te vinden dat past bij de unieke behoeften en doelen van jouw bedrijf.

Hoe kies je de juiste customer support software?

Hier zijn enkele factoren waarmee je rekening moet houden bij het kiezen van een customer service platform voor je bedrijf:

Naast de supportstijl, gebruiksvriendelijkheid en prijs moet je er ook voor zorgen dat je customer service tool essentiële functies heeft, zoals samenwerking, rapportage en analyse, zelfbediening en beveiliging. 

Customer-Service-Software-Tool
Bekijk verschillende customer service software tools

Conclusie

Het hart van elk bedrijf wordt gevormd door tevreden klanten. Het is van essentieel belang om hun behoeften te begrijpen en snel te reageren. Dit artikel heeft hopelijk geholpen om voor jou de beste customer service software te zoeken. Let daarbij op gebruiksvriendelijkheid, prijs en essentiële functies zoals optimale klantenservice, verbetering in samenwerking en workflows.

Begin vandaag nog met het kiezen van de beste customer service software en leg de basis voor langdurige klantrelaties en zakelijk succes. Met FWdesk zou je goed op weg zijn naar tevreden klanten! 

FWdesk is een SAAS webbased customer service tool die bedrijven helpt met efficiëntere bedrijfsprocessen en de beste klantervaringen. FWdesk wordt gemaakt door een Nederlands bedrijf Agilitec BV in Breda. Het systeem wordt daarnaast verkocht en gesupport door de medewerkers van Agilitec. Zij zijn altijd direct bereikbaar en staan open voor elk gesprek. Vraag vandaag nog om een demo of neem contact op voor meer informatie!

Veel gestelde vragen

FAQ

Laten we eens verder ingaan op enkele veelgestelde vragen.

Is het eenvoudig om customer service software te implementeren?

Dit hangt af van de leverancier van de customer service software. De intuïtieve gebruikersinterface van FWdesk Customer Service maken het heel gemakkelijk voor bedrijven om in een mum van tijd live te gaan. Sommige andere oplossingen kunnen echter een langere weg kennen en dan is enige handigheid bij implementatie vereist.

Hoe implementeer je gegevens terwijl je overstapt op customer service software?

Het implementeren van gegevens van bijvoorbeeld een gedeelde inbox of van het ene customer service platform naar het andere kan lastig lijken. Maar met de juiste support van je leverancier van customer service oplossingen kan dit een moeiteloos proces zijn. Het team van FWdesk Customer Service helpt je bijvoorbeeld bij het identificeren van technische vereisten en bestaande workflows en bij het ontwikkelen van aangepaste integraties om ervoor te zorgen dat je gegevens intact blijven.

Hoe kom ik aan een gratis demo van een goed customer service systeem?

Neem contact op met Agilitec voor een gratis demo van het FWdesk Customer Service systeem. Heb je interesse in intuïtieve ticketing, kennisbank management, automatisering van klantproblemen neem dan contact met ons op.

Hoe manage je de gegevens van klanten veilig via de customer service tool?

  • Toegangsbeheer: Beperk de toegang tot klantgegevens tot alleen die werknemers die deze nodig hebben om hun werk uit te voeren. FWdesk Customer Service heeft een ingebouwde authenticatie (2FA) module waarmee gebruikers kunnen worden geverifieerd via de authenticatiemodule in FWdesk -producten of via de SSO van de klant.

  • Encryptie: Versleutel gevoelige klantgegevens tijdens de overdracht en in rust, ter bescherming tegen ongeoorloofde toegang. FWdesk Customer Service codeert bijvoorbeeld alle datasets met behulp van speciale standaarden, waarbij de sleutels worden beheerd door Key Management Service.

  • Gegevensback-up: maak regelmatig een back-up van klantgegevens op een veilige locatie om gegevensverlies te voorkomen in geval van een systeemstoring of inbreuk.

  • AVG Proof: Verwerk persoonsgegevens en andere data op een veilige manier via op voorhand ingestelde momenten. Bedrijven hebben een grote verantwoordelijkheid om zorgvuldig en veilig met gegevens om te gaan.

  • Training van medewerkers: Train medewerkers over het belang van gegevensbeveiliging en best practices voor het beschermen van klantgegevens.

  • Up-to-date beveiliging: Houd het customer service systeem en gerelateerde systemen up-to-date met de nieuwste beveiligingspatches en upgrades.